Ga naar de inhoud

Raadsgriffier vertelt over werkwijze gemeenteraad

zaterdag 23 oktober 2021

Vorige week donderdag stelde de gemeenteraad unaniem een nieuw Reglement van Orde vast. Dit zijn werkafspraken die gelden voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad zelf. Met de vaststelling van dit nieuwe reglement wordt nog meer dan voorheen de donderdagavond dé vergaderavond van de Brummense raad. En met name de maandelijkse forumvergaderingen winnen aan belangrijkheid. “Tijdens het forum komen meer verschillende onderwerpen aan bod. Deze openbare vergadering biedt niet alleen ruimte voor concrete raadsvoorstellen, maar ook voor onderwerpen die worden toegelicht of waarover een eerste meningsvormend debat kan plaatsvinden,” licht raadsgriffier Diede Balduk toe. 

Hoe een gemeenteraad te werk gaat is in grote lijnen vastgelegd in de gemeentewet. Zo is bij wet bepaald hoeveel raadsleden een gemeente telt en welke taken en bevoegdheden de raad heeft. Ook de spelregels tussen raad als ‘algemeen bestuur’ en het college als ‘dagelijks bestuur’ is in de wet vastgelegd. Maar aan de hand van een Reglement van Orde kan de gemeenteraad dit verder inkleuren. Bijvoorbeeld op welke manier besluiten via vergaderingen worden voorbereid. Maar ook op welke manier inwoners en organisaties de raad kunnen benaderen en hun mening over een onderwerp kunnen geven. 

Beheersbaar

Het nieuwe reglement dat vanaf 1 november in gaat, is in het afgelopen jaar voorbereid door een werkgroep vanuit de raad zelf. “Raadsleden hadden de wens om het aantal vergaderingen meer te bundelen. Immers, raadsleden doen doorgaans het raadswerk naast hun reguliere baan. En dan is het fijn dat het aantal (avond)vergaderingen toch beperkt blijft”. Een ander argument om de lokale spelregels van de raad te vernieuwen is de wens om forumvergaderingen levendiger te maken. “Dit is gedaan door de inhoud van de fora te verbreden.”

Fora vernieuwd

In het nieuwe Reglement van Orde wordt uitgegaan van drie verschillende forumvergadering. Elk forum kent zijn eigen soort onderwerpen. Tijdens het forum Fysieke Leefomgeving komen allerlei uiteenlopende onderwerpen aan bod die te maken hebben met de buitenruimte. Denk aan bestemmingsplannen, verkeerszaken, duurzaamheid, groen en afval. Het forum Sociaal Domein bevat alle onderwerpen die te maken hebben met zorg, welzijn, participatie en inkomen. Tot slot is er nog het forum Bestuur en Financiën waar de meer bestuurlijke en financiële onderwerpen aan bod komen. Daarnaast is er nog een soort van inleidende sessie waarin een aantal technische en vaste onderwerpen aan bod komen, waaronder de mogelijkheid voor inwoners om in te spreken over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Een forumavond start standaard om 19.30 uur. In principe vinden er meerdere fora tegelijkertijd plaats. In welke volgorde fora die avond plaatsvinden wordt vooraf kenbaar gemaakt en is afhankelijk van de onderwerpen.

Nieuw aan een forumvergadering is dat onderwerpen op verschillende manieren aan bod kunnen komen. “Grofweg zijn er drie mogelijkheden”, licht Balduk toe. “Zo is het mogelijk om een presentatie te geven over een onderwerp. Dan is er sprake van een informatief agendapunt. Maar het kan ook zo zijn dat een onderwerp op de agenda staat juist om extra informatie in te winnen en alvast eerste meningen over een onderwerp op te halen. Er is ruimte voor debat en meningsvorming is dan het doel. De derde mogelijkheid is het geven van advies. Bijvoorbeeld aan het college of de burgemeester over nog te nemen beslissing.“ En wat blijft is dat raadsvoorstellen op de agenda van een forum komen ter voorbereiding op de besluitvormende vergadering van de raad, meestal twee weken later.   

Inwoners betrekken

De gemeenteraad vindt het cruciaal dat inwoners actief worden betrokken bij het gemeentelijk bestuur. “En dus ook bij vergaderingen van de gemeenteraad”. Als griffier zorgt Balduk er voor dat vroegtijdig bekend is wanneer er een vergadering is, hoe inwoners kunnen meepraten en welke onderwerpen en met welke doel op de agenda staan. ”Het Reglement van Orde sluit hierbij aan bij de landelijke verplichting, namelijk dat we minimaal 6 dagen voor een vergadering dit bekend hebben gemaakt. Maar als het kan doen we het nog eerder. Zo’n aankondiging plaatsen we op de landelijke website officiëlebekendmakingen.nl. Maar natuurlijk ook via alle beschikbare gemeentelijke kanalen, zoals onze website, GemeenteThuis en sociale media.” Op brummen.nl zijn alle vergaderstukken te lezen. Ook daar kan men vergaderingen live volgen, of achteraf het (audio)verslag raadplegen.” 

Afstemming

Hoewel de gemeenteraad als hoogste orgaan erg belangrijk is bij het besturen van een gemeente, wijst de griffier er op dat een inwoner voor heel veel vragen en problemen het best contact op kan nemen met de gemeente. “Medewerkers, wethouders en burgemeester hebben een luisterend oor en proberen met inwoners een antwoord op een vraag te krijgen.” Maar als iemand er met ambtenaren of het college niet uit komt, dan kan natuurlijk ook de gemeenteraad benaderd worden. “Je kunt dan zelf de afweging maken of je een specifiek raadslid of raadsfractie benaderd, maar het is ook mogelijk om de gemeenteraad als orgaan te benaderen. En als dat aan de orde is, dan kom je bij de griffier terecht. Want als griffier zorg ik ervoor dat de vraag of het standpunt bij alle raadsleden terecht komt.” 

In het reglement van orde is er ook veel aandacht voor de mogelijkheid om in te spreken bij forumvergaderingen. Maar ook via welke weg brieven en andere documenten aan de gemeenteraad worden voorgelegd. “Belangrijk hierbij is dat de raad bij elke forumvergadering de lijst met ingekomen stukken behandeld. En bij de besluitvormende raadsvergadering neemt de raad een besluit over de ingekomen en te verzenden post.” Een heldere werkwijze, maar Balduk realiseert zich dat sommige inbreng om een andere werkwijze vraag. “Het is dan belangrijk dat een inwoner of organisatie dan tijdig contact met mij opneemt, zodat we kunnen bespreken hoe de inbreng het beste aan de raadsleden overgebracht kan worden. Maar ook wat eventuele consequenties hiervan zijn, bijvoorbeeld als het gaat om de bescherming van privacygegevens. De raad vergadert immers in openbaarheid, maar we respecteren uiteraard wel ieders privacy. Vooraf daarover overleggen, kan achteraf onvrede hierover voorkomen.”

Meer weten?

Heeft u vragen over de werkwijze van de gemeenteraad? Bezoek dan de website van de gemeenteraad op brummen.nl. Voor concrete vragen is de griffier bereikbaar via mailadres griffie@brummen.nl of 0575-568233. 

Delen via e-mail

https://www.brummen.nl/actueel/nieuws/nieuwsbericht/news/raadsgriffier-vertelt-over-werkwijze-gemeenteraad.html