De gemeente Brummen heeft wettelijke taken en verplichtingen. Om die taken en verplichtingen uit te voeren is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken. Als u bijvoorbeeld een paspoort aanvraagt of verhuist naar de gemeente, dan gebruikt de gemeente daarbij uw persoonsgegevens. Ook bij onderwerpen als uitkeringen, veiligheid en zorg verwerkt de gemeente Brummen persoonsgegevens.

We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken voor het uitvoeren van een overeenkomst die we met u gesloten hebben.

Soms mogen we alleen uw gegevens verwerken als u ons daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld als u bij ons solliciteert of u aanmeldt voor een nieuwsbrief. Aangezien u altijd het recht hebt om uw toestemming in te trekken wordt u dan ook geïnformeerd hoe u dat kan doen.

Welke persoonsgegevens leggen we vast?

We leggen die persoonsgegevens vast die nodig zijn om onze gemeentelijke taken te kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan:
•    Identificatiegegevens (bijvoorbeeld naam, IP-adres);
•    Contactgegevens (bijvoorbeeld adres, e-mailadres, telefoonnummer);
•    Etc.
In sommige gevallen gaat het om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld uw BSN of gegevens over uw gezondheid, politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens. We gaan hier extra zorgvuldig mee om en nemen speciale beveiligingsmaatregelen om deze gegevens te beschermen.

Wie zijn de ontvangers van deze gegevens?

We delen uw persoonsgegevens niet zomaar met derden. De gemeente werkt voor de uitoefening van haar taken en verantwoordelijkheden samen met partners buiten de organisatie. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. In bepaalde gevallen deelt de gemeente persoonsgegevens met die organisaties. Op het moment dat de gemeente persoonsgegevens uitwisselt met andere partijen maakt zij daarover afspraken die afgestemd zijn op de geldende wet- en regelgeving. Met deze organisaties sluit de gemeente een verwerkersovereenkomst af. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

We delen alleen uw persoonsgegevens om uitvoering te (laten) geven aan onze wettelijke plicht of onze gemeentelijke taak. Denk bijvoorbeeld aan:

• Persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP), een landelijke voorziening die andere organisaties kunnen inzien als ze een maatschappelijke taak hebben. U leest daarover meer op de website RVIG van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens;
• Een strafrechtelijk onderzoek, bijvoorbeeld naar fraude, waarin we gegevens delen met de politie en/of het openbaar ministerie.
• Leveranciers die taken uitvoeren voor de gemeente. Voorbeelden zijn zorgpartijen of ICT-leveranciers en aannemers (zie hieronder bij specifieke situaties). Voordat we gegevens met hen delen maken we goede afspraken waar ze de gegevens voor mogen gebruiken, hoe ze deze beveiligen en geheimhouden.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Om uw persoonsgegevens te beveiligen, neemt de gemeente Brummen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Het bepalen wie vanuit zijn functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben. Wie dit niet nodig heeft voor zijn functie, krijgt geen toegang;
• Het opslaan van gegevens. Dat gebeurt op servers binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER);
• Het organiseren van privacybewustzijnstrainingen voor onze medewerkers, onder andere om datalekken te voorkomen;
• Het bijhouden van een datalekkenregister. Dit register analyseren we regelmatig en we gebruiken de lessen om onze processen te verbeteren.

De gemeente Brummen zorgt voor passende beveiliging van uw persoonsgegevens in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen, richtlijnen en actuele technische ontwikkelingen.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Als er automatisch, dus zonder tussenkomst van een natuurlijk persoon, een beslissing wordt gemaakt is er sprake van automatische besluitvorming. De gemeente Brummen maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Wij combineren uw gegevens niet om een ‘profiel’ te maken waarmee wij u bijvoorbeeld gericht kunnen benaderen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, en volgens de wettelijke regelingen die voorschrijven voor hoelang we gegevens moeten bewaren. Dit is vastgelegd in de Archiefwet. Na het verlopen van de bewaartermijnen vernietigen we de gegevens, tenzij ze van historische waarde zijn. Daar zijn specifieke regels voor. De archivaris ziet hier op toe.

Welke rechten heeft u?

Vanuit de privacywetgeving hebt u een aantal rechten. U mag:

• inzage vragen in welke persoonsgegevens we van u vastgelegd hebben;
• ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of aan te vullen als ze niet correct of onvolledig zijn;
• ons vragen om de verwerking te beperken, gegevens te wissen of bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens;
• uw toestemming intrekken als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van toestemming;
• ons vragen om een bestand met uw gegevens beschikbaar te stellen in een digitaal bestand door een verzoek te doen op ‘dataportabiliteit’ als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van uw toestemming of uitvoering van een overeenkomst;
• een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Brummen of bij de autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u gebruik maken van (een van) de bovenstaande rechten? Dan kun u een verzoek indienen bij de gemeente door een brief te sturen naar: Gemeente Brummen, afdeling Privacy, Postbus 5, 6970 AA Brummen, onder vermelding van het verzoek dat u doet.
Om u goed te kunnen helpen, vragen we u zo specifiek mogelijk te zijn over uw persoonsgegevens en zo duidelijk mogelijk te omschrijven waarom u, van welke rechten, gebruik maakt.

Wat doen we als we een verzoek van u krijgen?

A.    Voordat we uw verzoek in behandeling kunnen nemen, controleren we altijd uw identiteit: 

• U kunt een afspraak maken op het gemeentehuis zodat wij u persoonlijk kunnen identificeren.
• Bij het online formulier een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen.
• Als het gaat om gegevens van een kind onder de 16 jaar, moet u het ouderlijk gezag hebben.

B.    Na identificatie nemen we uw verzoek in behandeling. Als we alle benodigde gegevens hebben en uw verzoek aan de wettelijke eisen voldoet, streven we ernaar uw verzoek binnen een maand af te handelen en u een bericht te sturen. Is uw verzoek niet duidelijk genoeg, dan kunnen we u daarover nog aanvullende vragen stellen.
C.    We laten u dan weten of en hoe we aan uw verzoek voldoen. Als het verzoek complex is of als we veel inzageverzoeken van u moeten behandelen, dan kunnen we de termijn verlengen tot drie maanden nadat we uw verzoek hebben ontvangen. Als we de termijn moeten verlengen, dan laten we het u ook binnen een maand weten.

Voldoen we niet of gedeeltelijk aan uw verzoek, dan leggen we in ons besluit altijd uit waarom. Soms mogen we bepaalde gegevens vanwege de openbare orde of veiligheid niet delen. Ook is het niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien. Als het bestand of document waarin u inzage wilt gegevens van andere personen bevat, dan kunnen we uw verzoek weigeren vanwege de privacyrechten van die andere persoon.

Als u het niet eens bent met ons besluit, dan heb u het recht om een bezwaarschrift in te dienen tegen het besluit. In de brief leggen we uit hoe u dit kunt doen en binnen welke termijn.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
 

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom regelmatig de Privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen.
 

Ondanks dat we zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan en die passend beveiligd hebben, kan het onverhoopt gebeuren dat er gegevens gelekt worden. Bijvoorbeeld door een hack van een systeem of het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Als u vermoed dat er sprake is van een ‘datalek’, neem dan contact met ons op via privacy@Brummen.nl of bel naar 0575-568 233. We doen ons best om de gevolgen te beperken en onderzoeken het datalek om herhaling te voorkomen. Indien nodig doen wij ook een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Heb u klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met mevrouw J. Vovk, onze Functionaris Gegevensbescherming, via privacy@Brummen.nl. Uw klacht wordt vertrouwelijk behandeld.
Bent u niet tevreden met de wijze waarop de gemeente Brummen met de afhandeling van een klacht of verzoek is omgegaan dan kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hieronder leest u hoe we in een aantal specifieke situaties met uw privacy omgaan.

Website

De gemeente is geïnteresseerd in de bezoekers van haar site. Niet in naam of adresgegevens, wel in de manier waarop u gebruik maakt van de website om deze zo goed mogelijk te maken. Brummen maakt gebruik van Google tracking, met geanonimiseerde IP-gegevens. In de cookieverklaring leest u hier meer over.
Persoonsgegevens zijn wel nodig als u gebruik wilt maken van de online diensten. De persoonsgegevens die u op verzoek verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor de behandeling van uw (aan)vraag of reactie dan wel voor het vragen naar informatie over en de verbetering van onze dienstverlening. Wij houden ons hierbij aan de wettelijke bewaartermijnen.

Telefonische dienstverlening

Als u belt met de gemeente Brummen kan het telefoongesprek worden opgenomen. Dit gebeurt voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden en gebeurt steekproefsgewijs. Deze opnames worden na drie maanden automatisch vernietigd.

Melding openbare ruimte

De gemeente gebruikt persoonsgegevens om meldingen in de openbare ruimte te behandelen, zoals gaten in de weg, over verlichting en groen, afvaldumpingen. De meldingen worden behandeld door medewerkers van de gemeente zelf of een externe partner (aannemer) in opdracht van de gemeente.
Tijdens en na afloop van de behandeling kan er contact opgenomen worden via deze gegevens voor vragen of om u te informeren over de voortgang en afwikkeling van uw melding. Melders hebben ook de mogelijkheid hun melding anoniem te doen, dan worden er geen persoonsgegevens verwerkt.

Cameratoezicht

De gemeente Brummen maakt gebruik van cameratoezicht binnen haar gebouwen en op haar terreinen. 

Doel

Het doel van het verwerken van persoonsgegevens voor cameratoezicht is het bijdragen aan beveiligingsdoelen: het voorkomen van incidenten (preventie), het bestrijden van incidenten (repressie) of het herstel na incidenten (correctie).

Grondslag

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de grondslag ‘noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de gemeente en van derden’ (AVG-artikel 6, lid 1, sub f).

Categorieën persoonsgegevens

Hiervoor gebruikt de gemeente de volgende persoonsgegevens:

• Cameraopnames waarop mensen herkenbaar in beeld zijn gebracht.

De camerabeelden worden alleen ingezien door daarvoor aangewezen medewerkers binnen de gemeente Brummen wanneer er een incident heeft plaatsgevonden.

Ontvangers

De gemeente wisselt, in geval van opsporing van strafbare feiten, deze gegevens uit met de politie in het geval de gemeente aangifte heeft gedaan.

Doorgifte

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Gezichtsherkenning

De gemeente past geen gezichtsherkenning toe waarmee personen op elektronische wijze te identificeren zijn. Ook worden er geen geluidsopnamen gemaakt.

Bewaartermijnen

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Dit betekent dat persoonsgegevens die zijn verzameld voor interne camerabewaking na 28 dagen worden verwijderd. In het geval van een incident worden de beelden verwijderd nadat het incident is afgehandeld.

Onderzoek

De Gemeente Brummen kan uw persoonsgegevens gebruiken om (statistisch) onderzoek te doen. Deze onderzoeken verrichten wij onder meer op basis van uw toestemming, wettelijke taken of plichten. Het verrichten van onderzoek is noodzakelijk om de dienstverlening te verbeteren en voor een goede beleidsvorming en –uitvoering door de gemeente en haar partners.
Om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen treffen wij passende waarborgen. Omdat de gegevens, zoals meningen die tijdens deze onderzoeken verzameld worden, vaak persoonlijk zijn, verstrekken wij nooit uw persoonlijke informatie aan onze opdrachtgevers. Opdrachtgevers zien alleen de gegevens op het niveau van onderzoeksrapporten met tabellen, grafieken en/of kaarten.

Sollicitatie bij de gemeente

De gemeente bewaart persoonsgegevens van sollicitanten niet langer dan nodig is voor de uitvoering van werving- en selectieprocedures. Wij houden ons hierbij aan de NVP Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling. De persoonsgegevens van afgewezen kandidaten worden bewaard tot uiterlijk een maand na het afronden van de sollicitatieprocedure.

Wet politiegegevens

In sommige situaties verwerkt de gemeente Brummen politiegegevens. Het gaat hoofdzakelijk om situaties waarin persoonsgegevens worden verwerkt door een buitengewoon opsporingsambtenaar van de gemeente Brummen. De gemeente Brummen heeft boa’s in dienst voor toezicht en handhaving van de openbare orde. Als een boa persoonsgegevens verwerkt bij het uitvoeren van zijn toezichthoudende taak is de AVG van toepassing. Verwerkt een boa echter politiegegevens voor een politietaak - zoals het opsporen van strafbare feiten - dan is de Wet politiegegevens van toepassing. Ook de Wpg stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens.

Doel en grondslag

Over het algemeen worden persoonsgegevens gebruikt voor de dagelijkse politietaak. Deze dagelijkse politietaken staan beschreven in artikel 8 van de Wpg. Onder de dagelijkse politietaak valt bijvoorbeeld de handhaving van wetten en regels, zoals het Wetboek van Strafvordering en de Algemene Plaatselijke Verordening. In artikel 9 en 13 van de Wpg staan echter ook doelen waarvoor wij politiegegevens kunnen verwerken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij onder de Wpg?

In het kader van de Wpg kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
•    Contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres);
•    Geboorteplaats en geboortedatum;
•    Omschrijving strafbare feit;
•    Burgerservicenummer (BSN);
•    Identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs;
•    Financiële gegevens;
•    Een eventueel kenteken.

Bewaartermijn

De Wpg regelt de bewaartermijnen voor politiegegevens. Politiegegevens die we verwerken in het kader van de uitvoering van de dagelijkse politietaak bewaren we tot maximaal 5 jaar na de datum van de eerste verwerking.

Delen van politiegegevens

Alleen medewerkers die daartoe bevoegd zijn krijgen toegang tot politiegegevens. Zij mogen alleen die gegevens inzien die zij  nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Het is mogelijk dat we toegang verlenen aan medewerkers van de politie. Ook zij krijgen alleen toegang tot die gegevens die zij noodzakelijk zijn voor hun taak.
Voor het afhandelen van de betaling van een boete geven wij uw gegevens door aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB). Wij kunnen uw gegevens in het kader van het opsporen en voorkomen van strafbare feiten doorgeven aan opsporingsinstanties, zoals de politie.

Register van verwerkingsactiviteiten

Wij hebben een verwerkingsregister voor de WPG. Het verwerkingsregister geeft een overzicht van alle soorten verwerkingen voor de uitvoering van onze taken. Dit register is openbaar.

Privacyrechten

Onder de Wpg hebt u als betrokkene rechten. Deze rechten wijken enigszins af van de AVG. U hebt in bepaalde gevallen recht op:

• Informatieverstrekking en inzage;
• Rectificatie van gegevens;
• Vernietiging van gegevens;
• Bezwaar/beroep tegen proces-verbaal

Wilt u informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens of inzage daarin, dan kunt u schriftelijk een verzoek indienen. Als u van mening bent dat uw gegevens niet kloppen, kunt u ook een schriftelijk verzoek bij ons indienen tot rectificatie of vernietiging. U geeft in het verzoek aan wat er gewijzigd of vernietigd moet worden.
Wij kunnen niet altijd voldoen aan uw verzoek tot het uitoefenen van een Wpg-recht. In de volgende gevallen hebben wij het recht om uw verzoek af te wijzen:
1.    Ter vermijding van belemmering van gerechtelijke onderzoeken of procedures;
2.    Ter vermijding van nadelige gevolgen voor de voorkoming, de opsporing, het onderzoek en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen;
3.    Ter bescherming van de openbare veiligheid;
4.    Ter bescherming van de rechten en vrijheden van derden;
5.    Ter bescherming van de nationale veiligheid;
6.    Ingeval van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek, als bedoeld in artikel 24a, vierde lid.

U kunt uw inzageverzoek of verzoek tot rectificatie/vernietiging indienen per brief aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brummen. Om een verzoek op grond van de Wpg in behandeling te kunnen nemen moeten wij uw identiteit vaststellen. U doet dit door een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen met uw brief.

Beslistermijn en rechtsbescherming

De beslistermijn op uw inzageverzoek is zes weken. Deze termijn kan met maximaal vier of zes weken worden verlengd. Wanneer u een verzoek indient om rectificatie of vernietiging van uw gegevens, ontvangt u binnen vier weken een reactie op uw verzoek.
In geval van een schriftelijke beslissing op uw verzoek kunt u binnen zes weken na verzending daarvan schriftelijk een bezwaarschrift indienen bij het bestuursorgaan. Daarnaast kunt u binnen de termijn voor het instellen van beroep aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een verzoek richten tot bemiddeling of advisering in uw geschil. Buiten deze rechtsmiddelen kunt u een klacht indienen bij de AP.